NávodOvěřeno 10/2026

Povinné údaje v e-mailu firmy (s.r.o., a.s., OSVČ)

Krátká odpověď

Podle § 435 občanského zákoníku uvádí každý podnikatel na obchodních listinách své jméno (u společnosti obchodní firmu) a sídlo, IČO a údaj o zápisu v rejstříku; s.r.o. a a.s. včetně oddílu a vložky obchodního rejstříku. Zákon e-mail výslovně nejmenuje, ale u e-mailů s povahou obchodní korespondence je bezpečnější tyto údaje uvádět v podpisu.

Vytvořit podpis zdarma

Cesty v nabídkách jsme v říjnu 2026 ověřili podle oficiální nápovědy. Programy své nabídky občas mění; pokud u vás vypadají jinak, řiďte se odkazovanou oficiální stránkou.

Co říká zákon

Povinnost upravuje § 435 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník:

Podle odstavce 2 lze uvést i další údaje (například DIČ, telefon nebo web), pokud nejsou způsobilé vyvolat klamavý dojem.

Slovo e-mail v zákoně není. „Informace zpřístupňované veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu“ dopadají hlavně na web; zda je e-mail „obchodní listinou“, je otázka výkladu. Pokud e-mailem posíláte nabídky, objednávky nebo smlouvy, je rozumné údaje v podpisu uvádět.

s.r.o. a a.s.

Společnost zapsaná v obchodním rejstříku uvádí:

obchodní firmu, jak je zapsaná v rejstříku (včetně „s.r.o.“ nebo „a.s.“),
sídlo,
IČO,
zápis v obchodním rejstříku: který soud rejstřík vede, oddíl a vložku.

Ukázka podpisu s povinnými údaji s.r.o. (fiktivní firma, IČO a vložka jsou ukázkové).

OSVČ (živnostník)

Podnikatel, který není zapsaný v obchodním rejstříku, uvádí své jméno, sídlo (u OSVČ místo podnikání), IČO a podle zákona „údaj o svém zápisu do jiné evidence“. U živnostníka je touto evidencí živnostenský rejstřík, proto nástroj IČO do podpisu doplní „fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“. Pokud je OSVČ zapsaná i v obchodním rejstříku, uvádí místo toho oddíl a vložku.

Ukázka podpisu OSVČ s povinnými údaji (fiktivní osoba, IČO je ukázkové).

DIČ, spolky a další údaje

DIČ § 435 nevyžaduje. Uvést ho můžete jako další údaj podle odstavce 2.
Spolky, nadace a další osoby zapsané v jiném veřejném rejstříku uvádějí zápis v tomto rejstříku (např. ve spolkovém rejstříku) s oddílem a vložkou.
Na webu zákon výslovně vyžaduje jméno a sídlo; údaj o zápisu v rejstříku váže výslovně na obchodní listiny.

Jak údaje do podpisu doplnit

Otevřete nástroj IČO do podpisu a zadejte IČO (nebo název) firmy.
Zkontrolujte údaje načtené z registru ARES a zkopírujte připravený blok.
V generátoru podpisu ho vložte do pole s povinnými údaji, nebo použijte vyhledání podle IČO přímo na kartě Údaje.
Podpis zkopírujte a vložte do svého programu podle návodu pro Outlook, Gmail nebo Seznam.

Podpis s povinnými údaji z ARES

V generátoru zadejte IČO, údaje se doplní z ARES a podpis zkopírujete jedním tlačítkem. Zdarma a bez registrace.

Vytvořit podpis zdarma

Časté otázky

Musí být IČO v podpisu e-mailu?

§ 435 občanského zákoníku vyžaduje IČO na obchodních listinách, pokud vám bylo přiděleno. E-mail zákon výslovně nezmiňuje, ale u obchodní korespondence je bezpečnější IČO v podpisu uvádět.

Co je oddíl a vložka a kde je najdu?

Je to označení vašeho zápisu v obchodním rejstříku (např. oddíl C, vložka 12345) spolu se soudem, který rejstřík vede. Najdete je ve výpisu z obchodního rejstříku; nástroj IČO do podpisu je načte z ARES.

Platí povinné údaje i pro e-mail na Seznamu nebo Gmailu?

Pravidla nezávisí na poskytovateli e-mailu. Do bezplatné schránky Seznam vložíte povinné údaje jako text, viz návod Podpis v Seznam e-mailu.

Musí OSVČ uvádět zápis v živnostenském rejstříku?

Zákon u podnikatelů nezapsaných ve veřejném rejstříku požaduje „údaj o svém zápisu do jiné evidence“; u živnostníka je to živnostenský rejstřík. Proto se uvádí „fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“.

Musím v podpisu uvádět DIČ?

Ne, § 435 DIČ nevyžaduje. Můžete ho uvést jako další údaj, pokud není klamavý.

Zdroje

Oficiální stránky, ze kterých návod vychází (ověřeno 10/2026).