Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

Überblick nach Rechtsform

Der Pflichtangaben-Generator baut den Block für GmbH, UG, AG, e.K., OHG und KG nach diesen Vorschriften zusammen; Österreich (GmbH, AG, OG, KG, e.U.) wählen Sie dort über das Land.

GmbH

Nach § 35a Abs. 1 GmbHG müssen auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, angegeben werden:

• die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft,
• das Registergericht des Sitzes und die Nummer der Eintragung im Handelsregister (HRB),
• alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
• der Vorsitzende des Aufsichtsrats, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit Vorsitzendem hat.

Machen Sie Angaben zum Kapital, müssen das Stammkapital und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen genannt werden. Ausgenommen sind Mitteilungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden; Bestellscheine gelten immer als Geschäftsbriefe.

UG (haftungsbeschränkt)

Die UG ist eine GmbH mit geringerem Stammkapital (§ 5a GmbHG). Sie muss in der Firma „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ führen; ansonsten gelten für die Signatur dieselben Angaben wie bei der GmbH nach § 35a GmbHG, einschließlich aller Geschäftsführer.

GmbH & Co. KG

Für OHG und KG verlangt § 125 Abs. 1 HGB die Firma, den Sitz, das Registergericht und die Registernummer (HRA). Ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, kommen die Firmen der Gesellschafter mit ihren eigenen Angaben nach § 35a GmbHG bzw. § 80 AktG hinzu. § 177a HGB stellt klar: Bei der KG gilt das auch, wenn ein Kommanditist eine natürliche Person ist, und die zusätzlichen Angaben sind nur für die persönlich haftenden Gesellschafter nötig.

In der Signatur einer GmbH & Co. KG stehen daher zwei Blöcke: die Angaben der KG und darunter die der Komplementär-GmbH (Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer, alle Geschäftsführer). Im Pflichtangaben-Generator erstellen Sie dazu einen Block für die KG und einen für die GmbH.

AG

§ 80 Abs. 1 AktG verlangt Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen. Bei Angaben zum Kapital ist das Grundkapital zu nennen.

e.K. und Einzelunternehmen

Ein eingetragener Kaufmann gibt nach § 37a Abs. 1 HGB seine Firma mit der Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder einer Abkürzung wie „e.K.“, den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Registernummer an. Das Registergericht kann die Angaben durch Zwangsgeld durchsetzen (§ 37a Abs. 4 HGB).

Für Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag (etwa Kleingewerbetreibende) haben wir keine geltende Vorschrift zu Angaben auf Geschäftsbriefen gefunden; § 15b GewO ist in der aktuellen Gewerbeordnung nicht mehr enthalten. Vor- und Zuname und eine Anschrift in der Signatur sind trotzdem sinnvoll. Andere Pflichten, etwa für Rechnungen oder das Impressum einer Website, bleiben davon unberührt.

Freiberufler

Freiberufler als natürliche Personen sind keine Kaufleute; eine Vorschrift zu Geschäftsbriefen wie § 37a HGB haben wir für sie nicht gefunden. Berufsrechtliche Vorgaben (z. B. der Kammer) können zusätzliche Angaben verlangen; diese haben wir nicht geprüft.

Eine Partnerschaftsgesellschaft gibt nach § 7 Abs. 3 PartGG in Verbindung mit § 125 HGB Name, Sitz, Registergericht und Partnerschaftsregisternummer an; eine PartG mbB zusätzlich ihren Namenszusatz (z. B. „mbB“).

Verein

Das BGB enthält keine Vorschrift über Angaben auf Geschäftsbriefen eines Vereins; wir haben im Gesetzestext keine gefunden. Mit der Eintragung erhält der Name den Zusatz „eingetragener Verein“ (§ 65 BGB), in der Signatur also z. B. „Musterverein e.V.“. Sitz, Registergericht und Vereinsregisternummer (VR) können Sie freiwillig angeben.

Österreich: Pflichtangaben nach § 14 UGB

In das Firmenbuch eingetragene Unternehmer müssen nach § 14 Abs. 1 UGB auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die auf Papier oder in sonstiger Weise an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, sowie auf ihren Webseiten angeben:

• Firma und Rechtsform (z. B. GmbH, AG, OG, KG, e.U.),
• Sitz,
• Firmenbuchnummer (FN) und Firmenbuchgericht,
• gegebenenfalls den Hinweis, dass sich der Unternehmer in Liquidation befindet.

Bei einer OG oder KG ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter kommen dieselben Angaben über die unbeschränkt haftenden Gesellschafter hinzu. Einzelunternehmer nennen auch ihren Namen, wenn er von der Firma abweicht. Das Firmenbuchgericht kann die Angaben mit Zwangsstrafen von bis zu 3.600 Euro durchsetzen, auch wiederholt (§ 14 Abs. 5 UGB, § 24 FBG).

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