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AnleitungGeprüft 10/2026

E-Mail-Signatur in Outlook ändern, erstellen und einrichten

Kurze Antwort

Im neuen Outlook und in Outlook im Web öffnen Sie Einstellungen > Konten > Signaturen und klicken neben der Signatur auf „Signatur bearbeiten“. Im klassischen Outlook für Windows öffnen Sie Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, wählen die Signatur aus und ändern sie im Feld „Signatur bearbeiten“. Danach speichern Sie. Eine neue Signatur legen Sie an derselben Stelle an.

Signatur kostenlos erstellen

Die Menüpfade haben wir im Oktober 2026 anhand der offiziellen Hilfeseiten geprüft. Programme ändern ihre Menüs gelegentlich; sieht es bei Ihnen anders aus, gilt die verlinkte offizielle Seite.

Signatur ändern im neuen Outlook und in Outlook im Web

Neue Telefonnummer, neue Position oder ein neues Logo: So passen Sie eine bestehende Signatur an. Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web (Outlook.com und Microsoft 365 im Browser) sind die Schritte laut Microsoft gleich. Das neue Outlook erkennen Sie am Zahnrad oben, das klassische an der Registerkarte Datei oben links.

  1. Wählen Sie im neuen Outlook oder in Outlook im Web oben Einstellungen (Zahnrad).
  2. Wählen Sie Konten > Signaturen.
  3. Klicken Sie neben der Signatur, die Sie ändern möchten, auf die Schaltfläche Signatur bearbeiten.
  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Um die ganze Signatur zu ersetzen, markieren Sie den Inhalt des Felds (Strg+A) und fügen die neue Signatur ein (Strg+V).
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Hinzufügen und Ändern einer E-Mail-Signatur in Outlook (geprüft 10/2026)

Signatur ändern im klassischen Outlook für Windows

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen.
  2. Wählen Sie unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Signatur aus, die Sie ändern möchten.
  3. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Feld Signatur bearbeiten vor. Um die ganze Signatur zu ersetzen, markieren Sie den Inhalt des Felds (Strg+A) und fügen die neue Signatur ein (Strg+V).
  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und dann auf OK.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Hinzufügen und Ändern einer E-Mail-Signatur in Outlook (geprüft 10/2026)

Signatur ändern in Outlook für Mac

  1. Wählen Sie im Outlook-Menü Einstellungen aus.
  2. Wählen Sie unter E-Mail die Option Signaturen aus.
  3. Wählen Sie unter Signaturname die Signatur aus, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Aktualisieren Sie die Signatur und schließen Sie das Fenster Signaturen. Um sie ganz zu ersetzen, markieren Sie vorher alles mit ⌘A und fügen die neue mit ⌘V ein.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Erstellen, Einfügen oder Ändern einer Signatur in Outlook für Mac (geprüft 10/2026)

Die Outlook-App auf dem Handy hat eine eigene Signatur; sie ändern Sie in der App, siehe Signatur in der Outlook-App.

Signatur erstellen im neuen Outlook für Windows

Das neue Outlook für Windows öffnet die Einstellungen über das Zahnrad oben, genau wie Outlook im Web. Noch keine Signatur? Eine passende E-Mail-Signatur-Vorlage für Outlook füllen Sie im Generator aus und kopieren sie mit einem Klick.

  1. Geben Sie im Signatur-Generator Ihre Website oder Ihren Namen ein (oder beginnen Sie ohne Daten), bearbeiten Sie die Signatur direkt in der Vorschau und klicken Sie auf „Signatur kopieren“.
  2. Öffnen Sie das neue Outlook (oder Outlook im Web) und wählen Sie oben Einstellungen (Zahnrad).
  3. Wählen Sie Konten > Signaturen.
  4. Fügen Sie eine neue Signatur hinzu, geben Sie ihr einen eindeutigen Namen und fügen Sie Ihre Signatur in das Feld ein (Strg+V).
  5. Wählen Sie mit den Kontrollkästchen unten, ob die Signatur auf neue Nachrichten sowie auf Antworten und Weiterleitungen angewendet werden soll.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Erstellen einer Signatur und einer automatischen Antwort (geprüft 10/2026)

Beispielsignatur aus dem Generator (Beispieldaten), so dargestellt, wie Outlook sie erhält.

Signatur erstellen im klassischen Outlook (Outlook 2016 bis 2024 und Microsoft 365)

Das klassische Outlook erkennen Sie an der Registerkarte Datei oben links. Signaturen verwalten Sie dort im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier.

  1. Geben Sie im Signatur-Generator Ihre Website oder Ihren Namen ein (oder beginnen Sie ohne Daten), bearbeiten Sie die Signatur direkt in der Vorschau und klicken Sie auf „Signatur kopieren“.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Optionen. Wählen Sie im Fenster Outlook-Optionen die Kategorie E-Mail und dann Signaturen. Das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier wird geöffnet.
  3. Wählen Sie unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Option Neu und geben Sie der Signatur einen Namen.
  4. Fügen Sie Ihre Signatur in das Feld Signatur bearbeiten ein (Strg+V).
  5. Wählen Sie unter Standardsignatur auswählen im Dropdownfeld E-Mail-Konto Ihr Konto und die Signatur für Neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen.
  6. Bestätigen Sie mit OK.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Hinzufügen und Ändern einer E-Mail-Signatur in Outlook (geprüft 10/2026)

Signatur einrichten in Outlook im Web und Microsoft 365

Outlook im Web (Outlook.com und Microsoft 365 im Browser) hat dieselben Schritte wie das neue Outlook: Einstellungen > Konten > Signaturen.

  1. Geben Sie im Signatur-Generator Ihre Website oder Ihren Namen ein (oder beginnen Sie ohne Daten), bearbeiten Sie die Signatur direkt in der Vorschau und klicken Sie auf „Signatur kopieren“.
  2. Öffnen Sie das neue Outlook (oder Outlook im Web) und wählen Sie oben Einstellungen (Zahnrad).
  3. Wählen Sie Konten > Signaturen.
  4. Fügen Sie eine neue Signatur hinzu, geben Sie ihr einen eindeutigen Namen und fügen Sie Ihre Signatur in das Feld ein (Strg+V).
  5. Wählen Sie mit den Kontrollkästchen unten, ob die Signatur auf neue Nachrichten sowie auf Antworten und Weiterleitungen angewendet werden soll.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Erstellen einer Signatur und einer automatischen Antwort (geprüft 10/2026)

Signatur erstellen in Outlook für Mac

  1. Geben Sie im Signatur-Generator Ihre Website oder Ihren Namen ein (oder beginnen Sie ohne Daten), bearbeiten Sie die Signatur direkt in der Vorschau und klicken Sie auf „Signatur kopieren“.
  2. Wählen Sie im Outlook-Menü Einstellungen aus.
  3. Wählen Sie unter E-Mail die Option Signaturen aus.
  4. Fügen Sie mit + eine Signatur hinzu (sie erscheint als Unbenannt), benennen Sie sie und fügen Sie Ihre Signatur ein (⌘V).
  5. Wählen Sie unter Standardsignatur festlegen die Signatur Für neue Nachrichten und Für Antworten oder Weiterleitungen. Bei mehreren Konten legen Sie sie für jedes Konto einzeln fest.
  6. Schließen Sie das Fenster Signaturen.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Erstellen, Einfügen oder Ändern einer Signatur in Outlook für Mac (geprüft 10/2026)

Signatur in der Outlook-App auf dem Handy einrichten (iPhone und Android)

Die Outlook-App hat eine eigene Signatur und übernimmt sie nicht vom Computer. Auf dem iPhone ist laut Microsoft „Outlook für iOS abrufen“ als Signatur voreingestellt; ersetzen Sie sie. Laut Microsoft können Sie eine Signatur für alle Konten verwenden oder für jedes Konto eine eigene. Die Hilfe beschreibt nur die Eingabe von Text und sagt nichts über Bilder oder Formatierung in der mobilen Signatur; fügen Sie in der App deshalb die Textversion Ihrer Signatur ein.

  1. Bearbeiten Sie die Signatur im Generator und wählen Sie unter „Weitere Optionen“ die Option „Textversion kopieren“. Haben Sie das am Computer getan, senden Sie sich den Text per E-Mail und kopieren Sie ihn auf dem Handy aus dieser Nachricht.
  2. Öffnen Sie in der Outlook-App die Einstellungen.
  3. Tippen Sie unter Mail auf Signatur.
  4. Geben Sie Ihre Signatur ein, oder aktivieren Sie die Signatur pro Konto und geben Sie für jedes Konto eine Signatur ein.

Geprüft anhand Microsoft-Support: Kann ich meine E-Mail-Signatur ändern? (geprüft 10/2026)

Signatur manuell in eine E-Mail einfügen

Ist die Signatur nicht als Standard festgelegt oder möchten Sie in einer Nachricht eine andere verwenden, fügen Sie eine gespeicherte Signatur beim Schreiben von Hand ein:

Signatur manuell in eine E-Mail einfügen, je nach Outlook-Version
Outlook-VersionSo fügen Sie eine gespeicherte Signatur ein
Neues Outlook für WindowsNeue E-Mail, dann auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einfügen auf Signatur klicken und eine gespeicherte Signatur wählen.
Outlook im Web / Outlook.comIn der neuen Nachricht oder Antwort auf der Registerkarte Nachricht Signatur wählen.
Klassisches OutlookIn der E-Mail auf der Registerkarte Nachricht Signatur wählen und die Signatur im Menü auswählen.
Outlook für MacIn den Nachrichtentext klicken, im Menüband Signatur und dann eine Signatur aus der Liste wählen (eventuell über Weitere Elemente anzeigen (...)).

Quelle: Microsoft-Support: Hinzufügen und Ändern einer E-Mail-Signatur in Outlook, Outlook für Mac (geprüft 10/2026). Laut Microsoft fügt das klassische Outlook eine neue Signatur nicht in die Nachricht ein, die beim Anlegen geöffnet war; dort fügen Sie sie einmal von Hand ein.

Wenn die Signatur in Outlook nicht angezeigt wird

  • Signatur erscheint nicht automatisch in neuen E-Mails: Aktivieren Sie im neuen Outlook und im Web das Kontrollkästchen für neue Nachrichten. Im klassischen Outlook wählen Sie unter Standardsignatur auswählen bei Neue Nachrichten eine Signatur.
  • Signatur fehlt in Antworten: Aktivieren Sie im neuen Outlook und im Web das Kontrollkästchen für Antworten und Weiterleitungen. Im klassischen Outlook wählen Sie die Signatur auch für Antworten/Weiterleitungen.
  • Signatur aus dem klassischen Outlook fehlt im Web oder im neuen Outlook: Nur auf dem Gerät gespeicherte Signaturen werden nicht übertragen. Legen Sie sie dort ebenfalls an oder setzen Sie sie als Standardsignatur, damit sie im Postfach gespeichert wird (Roamingsignaturen).
  • Statt des Logos steht „Das verknüpfte Bild kann nicht angezeigt werden“: siehe Bild in der Signatur wird nicht angezeigt. Für das klassische Outlook hat Microsoft nach den Updates vom 12. 5. 2026 einen bekannten Fehler mit Bildern in Signaturen bestätigt, den neuere Updates beheben.

Outlook-Signatur, fertig zum Einfügen

Daten eingeben, Vorlage wählen und die Signatur mit einem Klick kopieren. Die Vorschau zeigt, wie Outlook sie darstellt. Kostenlos und ohne Registrierung.

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Häufige Fragen

Wie ändere ich meine Signatur in Outlook?

Im neuen Outlook und in Outlook im Web unter Einstellungen > Konten > Signaturen: neben der Signatur auf Signatur bearbeiten klicken, ändern und speichern. Im klassischen Outlook unter Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen: Signatur auswählen, im Feld Signatur bearbeiten ändern, dann Speichern und OK.

Wo finde ich die Signatur-Einstellungen in Outlook?

Im neuen Outlook und in Outlook im Web unter Einstellungen > Konten > Signaturen. Im klassischen Outlook für Windows unter Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, auf dem Mac im Menü Outlook > Einstellungen > Signaturen.

Wie füge ich eine Signatur in eine E-Mail ein?

Beim Schreiben wählen Sie auf der Registerkarte Nachricht die Option Signatur und dann die gewünschte Signatur. Automatisch erscheint sie, wenn Sie sie als Standard für neue Nachrichten oder für Antworten festlegen.

Warum erscheint die Signatur nicht in Antworten?

Die Signatur für Antworten und Weiterleitungen wird separat festgelegt: im neuen Outlook und im Web mit dem Kontrollkästchen unter der Signatur, im klassischen Outlook über die Standardsignatur für Antworten/Weiterleitungen.

Warum sehe ich meine Signatur vom Computer nicht in Outlook im Web oder auf dem Handy?

Jede Outlook-Version hat eigene Einstellungen. Das klassische Outlook speichert Signaturen auf dem Gerät; ins Postfach (und damit ins Web) gelangen nur Standardsignaturen bei Postfächern von Microsoft 365 und Outlook.com. Die mobile App hat immer ihre eigene Signatur.

Wie richte ich die Signatur in der Outlook-App auf dem Handy ein?

Öffnen Sie in der Outlook-App die Einstellungen und tippen Sie unter Mail auf Signatur. Geben Sie die Signatur ein oder aktivieren Sie die Signatur pro Konto und geben Sie für jedes Konto eine ein. Die App übernimmt die Signatur nicht vom Computer.

Wie bekomme ich ein Logo in die Outlook-Signatur?

Am einfachsten kopieren Sie die ganze Signatur im Generator mit „Signatur kopieren“ und fügen sie ein; das Logo wird von einer öffentlichen Webadresse geladen. Im klassischen Outlook können Sie ein Bild auch mit der Schaltfläche Bild im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier einfügen. Das Hochladen von Bildern direkt in ProSignify ist in Vorbereitung. Bis dahin tragen Sie im Generator die Adresse (URL) eines Bildes ein, das bereits öffentlich erreichbar ist, etwa auf Ihrer Website.

Kann ich HTML-Code als Signatur in Outlook einfügen?

Microsoft beschreibt in der Hilfe das Einfügen einer fertig formatierten Signatur (Text, Links, Bilder), nicht das Einfügen von HTML-Code. Verwenden Sie im Generator daher „Signatur kopieren“ und fügen Sie die Signatur in das Bearbeitungsfeld ein.

Quellen

Offizielle Seiten, auf denen diese Anleitung beruht (geprüft 10/2026).

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