Zweisprachige E-Mail-Signatur auf Deutsch und Englisch
Kurze Antwort
Name, Telefon und E-Mail stehen nur einmal; zweisprachig sind die Funktion („Leiter Vertrieb | Head of Sales“) und die Beschriftungen. Die Pflichtangaben lassen Sie vollständig auf Deutsch stehen und ergänzen die englische Bezeichnung mit Schrägstrich, etwa „Registergericht / Register court“. Das Gesetz verlangt die Angaben, nennt aber keine Sprache. Genau so ist die Vorlage Zweisprachig aufgebaut.
- Was Sie übersetzen und was nicht
- Pflichtangaben in zwei Sprachen und englische Begriffe
- Zweisprachige Signatur im Generator
- Oder zwei Signaturen, eine pro Sprache
Die Menüpfade haben wir im Oktober 2026 anhand der offiziellen Hilfeseiten geprüft. Programme ändern ihre Menüs gelegentlich; sieht es bei Ihnen anders aus, gilt die verlinkte offizielle Seite.
Was Sie übersetzen und was nicht
- Nur einmal: Name, Telefon, Mobilnummer, E-Mail, Website und Adresse. Schreiben Sie Telefonnummern international (+49 …), damit Empfänger im Ausland direkt wählen können.
- Zweisprachig: Funktion, gegebenenfalls Abteilung, und die Beschriftungen. Neutrale Kennbuchstaben (T, M, E) statt „Tel.“ oder „Mobil“ brauchen keine Übersetzung.
- Firma und Rechtsform schreiben Sie so, wie sie im Handelsregister stehen. Eine GmbH bleibt „GmbH“; „Ltd“ wäre eine andere Rechtsform.
- Reihenfolge: zuerst die Sprache der meisten Empfänger. Bei gemischter Korrespondenz liegt Deutsch vorn nahe.
Pflichtangaben in zwei Sprachen
Für die GmbH regelt § 35a Abs. 1 GmbHG, was auf Geschäftsbriefen stehen muss:
Der Wortlaut legt fest, welche Angaben auf den Geschäftsbrief gehören, nennt aber keine Sprache. Wir empfehlen deshalb, die Angaben vollständig auf Deutsch stehen zu lassen, genau wie im Handelsregister, und die englische Bezeichnung nur zu ergänzen. So ist keine der beiden Fassungen unvollständig. Welche Angaben für Ihre Rechtsform gelten (auch AG, UG, e.K. und Österreich), steht in Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur. Diese Anleitung ist keine Rechtsberatung.
Beispiel für eine GmbH (Beispieldaten), Deutsch mit englischer Ergänzung:
- Nordlicht Studio GmbH
- Sitz der Gesellschaft / Registered office: Berlin
- Registergericht / Register court: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 999999 B
- Geschäftsführung / Managing Director: Lena Fischer
Übliche englische Begriffe
| Deutsch | Üblich auf Englisch |
|---|---|
| Sitz der Gesellschaft | Registered office |
| Registergericht | Register court |
| Handelsregister, HRB / HRA | Commercial register; die Nummer bleibt „HRB 999999 B“ |
| Geschäftsführer / Geschäftsführerin, Geschäftsführung | Managing Director |
| Vorstand (AG) | Executive Board |
| Vorsitzender des Aufsichtsrats | Chairman / Chair of the Supervisory Board |
| USt-IdNr. | VAT ID |
| Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht (Österreich) | Company register number, company register court |
| Leiter Vertrieb | Head of Sales |
Zweisprachige Signatur im Generator erstellen
- Öffnen Sie die Vorlage Zweisprachig und klicken Sie auf „Vorlage verwenden“.
- Tragen Sie im Bereich „Angaben“ Ihre Angaben ein und schreiben Sie die englische Funktion in das Feld „Funktion (Englisch)“.
- Ihre Pflichtangaben stellt der Pflichtangaben-Generator zusammen. Im Element „Pflichtangaben der Firma“ (Bereich „Elemente“) ergänzen Sie hinter jeder deutschen Bezeichnung die englische, etwa „Registergericht / Register court“.
- Klicken Sie auf „Signatur kopieren“ und fügen Sie die Signatur in Ihr E-Mail-Programm ein, zum Beispiel nach der Anleitung E-Mail-Signatur in Outlook ändern, erstellen und einrichten.
Oder zwei Signaturen, eine pro Sprache
Statt einer zweisprachigen Signatur können Sie zwei anlegen: eine deutsche und eine englische. Jede ist kürzer, dafür müssen Sie jedes Mal die richtige wählen. In neue Nachrichten und Antworten kommt die Standardsignatur; die andere fügen Sie beim Schreiben von Hand ein, in Outlook auf der Registerkarte Nachricht über Signatur (Signatur manuell einfügen, je nach Outlook-Version). Die Pflichtangaben gehören in beide Signaturen vollständig.
Zweisprachige Signatur in wenigen Minuten
Die Vorlage „Zweisprachig“ hat die Funktion in zwei Sprachen und Platz für Ihre Pflichtangaben. Kostenlos und ohne Registrierung.
Häufige Fragen
Muss eine E-Mail-Signatur auf Deutsch sein?
Was heißt „Geschäftsführer“ in der englischen Signatur?
Wie übersetze ich Registergericht und HRB-Nummer?
Welche Sprache steht zuerst?
Ist die Vorlage „Zweisprachig“ kostenlos?
Quellen
Offizielle Seiten, auf denen diese Anleitung beruht (geprüft 10/2026).